Datenschutzinformationen zum Bewerbungsverfahren

Betroffene und Verantwortliche

(1) Diese Erklärung richtet sich an alle Personen, die sich bei der Verantwortlichen bewerben. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz „(m/w/d)“ zu verstehen.

(2) Verantwortliche für die hier beschriebene Verarbeitung ist: Stadthafen Leipzig GmbH, Harkortstraße 7, 04107 Leipzig, vertreten durch: Prof. Dirk Thärichen, Datenschutzbeauftragte/r: Prof. Dirk Thärichen

Rechte der Betroffenen und sonstige Hinweise

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für die Verantwortliche zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung der Betroffenen beruht, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche).

(3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, beruht, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

(4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird.

Datenverarbeitung

Recruiting und Online-Recruiting

Vor dem Bewerbungsverfahren recherchieren die Verantwortliche ggf. Daten über potenzielle Beschäftigte; dies aus allgemein zugänglichen Quellen. Sie kontaktieren die Betroffenen. Hierbei verarbeiten sie die für die Kontaktaufnahme erforderlichen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie stellenspezifische Daten zu den Qualifikationen der Betroffenen (z.B. Abschlüsse, Zertifikate usw.). Die Verantwortlichen setzen hierfür ergänzend ein Online-Recruiting-Tool ein, über das die Betroffenen, hier die Bewerber*innen, ihre Bewerbungsdaten hochladen können und über das sie sowohl die interne als auch die externe Kommunikation im Bewerbungsverfahren steuern kann. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Abfrage Zeugnisse/Qualifikationen

Die Verantwortlichen fragen im Bewerbungsverfahren besondere Zeugnisse und Qualifikationen ab, die für die Berufsausübung unerlässlich sind. Hierbei verarbeiten sie die Daten, die aus den Zeugnissen und sonstigen, hierbei anfallenden Dokumenten hervorgehen. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Sicherheitsüberprüfung von E-Mails

Alle E-Mails, die die Betroffenen an die Verantwortlichen senden, werden dahingehend überprüft, ob sie für die IT-Infrastruktur des Verantwortlichen riskant sind, etwa, ob damit ein Cyberangriff verbunden ist. Die Überprüfung beruht auf statischen Regeln und Playbooks, die festlegen, ob eine E-Mail maliziös ist. Hierbei werden nur die Daten der jeweils zu überprüfenden, eingehenden E-Mail geprüft; dies u.a. anhand von Sperrlisten. Hierbei verarbeiten sie die folgenden Daten: E-Mail-Adressen, Inhalt der eingehenden E-Mails, Status maliziös/nicht maliziös. Zweck ist erstens die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung i.S.v. Artikel 32 DSGVO (Zweck 1) und zweitens der Schutz der eigenen IT-Infrastruktur (Zweck 2). Mit Blick auf Zweck 1 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Mit Blick auf Zweck 2 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage, wobei das berechtigte Interesse aus Zweck 2 folgt.

Erstkontakt im Bewerbungsverfahren

Im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten entgegengenommen und geprüft. Im Fall eines fortwährenden Interesses folgt darauf ein Bewerbungsgespräch, wobei Daten zur Terminvereinbarung erhoben, gespeichert und genutzt werden. Im Fall eines weiterhin bestehenden Interesses unterbreiten die Verantwortlichen ein Angebot für ein Beschäftigungsverhältnisses. In jedem der vorgenannten Verarbeitungsschritte ist auch möglich, dass eine Absage erfolgt. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Videokonferenzen in der Bewerbungsphase

Die Verantwortlichen können, wenn es zweckmäßig ist, ein Bewerbungsgespräch per Videokonferenz durchführen. Falls sie sich für die Videokonferenz entscheiden, holen sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeiten sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

Die Verantwortlichen führen ein Bewerbungsgespräch per Videokonferenz durch. Hierbei verarbeitet sie die hierbei anfallenden Bild- und Tondaten sowie etwaige Mitschriften. Zweck ist die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.

Bildung eines Bewerbungspools

Die Verantwortlichen lassen den Betroffenen, denen sie ggf. absagen oder die ihnen absagen, ggf. die Wahl für die Aufnahme in einen Bewerbungspool. Falls sie sich für die Aufnahme in den Bewerbungspool entscheiden, holen sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeiten sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

Die Verantwortlichen nehmen die Betroffenen in den Bewerbungspool auf. Die Zwecke sind die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses, Prüfung der Bewerbung, spätere Berücksichtigung einer Bewerbung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Aufbewahrung

Im Fall einer Absage im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten für 180 Tage aufbewahrt, wobei diese Frist im Zeitpunkt der Absage beginnt. Zweck ist die Möglichkeit, sich gegen Diskriminierungsvorwürfe verteidigen zu können. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 15 Absatz 4 AGG, wobei das berechtigte Interesse aus dem zuvor genannten Zweck folgt.

Auftragsverarbeiter und sonstiges Outsourcing

Die folgenden Drittanbieterinnen erhalten personenbezogene Daten:

Personio: Es werden diverse Applikationen der Personio GmbH (Deutschland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde: Personio Recruiting, Personio Personalakte, Personio Zeiterfassung, Personio Payroll, Projektmanagement, Personio elektronische Signatur.

Microsoft: Es werden diverse Applikationen von der Microsoft Corporation (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde, nämlich: Microsoft365-Cloud, Microsoft Teams (Projektmanagement-Tool), Microsoft Teams (Videokonferenz-Tool). Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

STRATO AG: Hosting

Sachbearbeiter Buchhaltung/Rechnungswesen m/w/d

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